Cara Membuat Dropdown List Bertingkat di Excel Panduan Lengkap
Pengertian Dropdown List Bertingkat
Cara membuat dropdown list bertingkat di excel – Dropdown list bertingkat, atau sering disebut sebagai cascading dropdown list, merupakan fitur di Microsoft Excel yang memungkinkan Anda untuk membuat daftar pilihan yang saling berhubungan. Artinya, pilihan yang tersedia di dropdown list kedua akan bergantung pada pilihan yang Anda pilih di dropdown list pertama. Ini sangat berguna untuk membuat formulir yang lebih dinamis dan terstruktur, khususnya ketika Anda memiliki data yang hierarkis atau terstruktur.
Contoh Penggunaan Dropdown List Bertingkat
Bayangkan Anda ingin membuat formulir untuk mencatat pesanan barang. Anda memiliki daftar negara, kota, dan produk yang berbeda. Dengan dropdown list bertingkat, Anda bisa membuat formulir yang lebih mudah digunakan:
- Dropdown list pertama untuk memilih negara.
- Dropdown list kedua akan menampilkan daftar kota yang ada di negara yang dipilih di dropdown list pertama.
- Dropdown list ketiga akan menampilkan daftar produk yang tersedia di kota yang dipilih di dropdown list kedua.
Dengan cara ini, pengguna tidak perlu melihat seluruh daftar kota dan produk, melainkan hanya pilihan yang relevan dengan negara yang dipilih.
Perbandingan Dropdown List Bertingkat dan Dropdown List Tunggal
| Fitur | Dropdown List Bertingkat | Dropdown List Tunggal |
|---|---|---|
| Struktur Data | Hierarkis atau terstruktur | Tidak terstruktur |
| Ketergantungan Pilihan | Pilihan di dropdown list selanjutnya bergantung pada pilihan di dropdown list sebelumnya | Pilihan di dropdown list tidak bergantung pada pilihan lain |
| Kemudahan Penggunaan | Lebih mudah digunakan karena pilihan yang ditampilkan lebih relevan | Lebih sulit digunakan karena pengguna harus melihat semua pilihan |
| Kompleksitas Pembuatan | Lebih kompleks untuk dibuat | Lebih mudah dibuat |
Cara Membuat Dropdown List Bertingkat
Dropdown list bertingkat di Excel memungkinkan Anda untuk membuat menu yang lebih terstruktur dan mudah dinavigasi. Ini sangat berguna ketika Anda memiliki banyak pilihan dan ingin mengelompokkannya secara logis. Misalnya, Anda dapat membuat dropdown list untuk kategori produk, kemudian di tingkat kedua, Anda dapat memilih produk spesifik dalam kategori tersebut.
Langkah-langkah Membuat Dropdown List Bertingkat
Berikut adalah langkah-langkah detail untuk membuat dropdown list bertingkat di Excel:
- Siapkan Data Anda: Pertama, siapkan data yang akan Anda gunakan dalam dropdown list Anda. Misalnya, Anda dapat memiliki daftar kategori produk dan produk spesifik di setiap kategori.
- Buat Daftar Data Tingkat Pertama: Pilih sel yang akan menjadi dropdown list tingkat pertama Anda. Kemudian, klik tab “Data” di menu utama Excel dan pilih “Data Validation”.
- Atur Data Validation: Di kotak dialog “Data Validation”, pilih “List” dari menu “Allow”. Di kotak “Source”, masukkan rentang sel yang berisi daftar data tingkat pertama Anda. Misalnya, jika data Anda berada di sel A1:A5, maka masukkan “A1:A5” di kotak “Source”.
- Buat Daftar Data Tingkat Kedua: Sekarang, buat daftar data tingkat kedua untuk setiap item di dropdown list tingkat pertama. Misalnya, jika Anda memiliki kategori “Makanan”, Anda dapat membuat daftar produk makanan seperti “Nasi”, “Mie”, dan “Roti” di sel yang terpisah.
- Gunakan Fungsi INDIRECT: Untuk menghubungkan dropdown list tingkat kedua dengan pilihan di tingkat pertama, gunakan fungsi INDIRECT. Fungsi INDIRECT memungkinkan Anda untuk merujuk ke sel lain secara dinamis berdasarkan nilai yang dipilih di dropdown list tingkat pertama.
- Pilih sel yang akan menjadi dropdown list tingkat kedua Anda. Kemudian, klik tab “Data” di menu utama Excel dan pilih “Data Validation”.
- Di kotak dialog “Data Validation”, pilih “List” dari menu “Allow”.
- Di kotak “Source”, masukkan rumus berikut:
=INDIRECT(A1). Ganti “A1” dengan sel yang berisi nilai yang dipilih di dropdown list tingkat pertama.
- Uji Dropdown List: Setelah selesai, uji dropdown list Anda untuk memastikan bahwa semuanya berfungsi dengan baik. Pilih item di dropdown list tingkat pertama dan lihat apakah dropdown list tingkat kedua menampilkan data yang benar.
Fungsi dan Fitur Excel yang Digunakan
| Fungsi/Fitur | Deskripsi |
|---|---|
| Data Validation | Membuat dropdown list dengan pilihan yang ditentukan. |
| INDIRECT | Merujuk ke sel lain secara dinamis berdasarkan nilai yang dipilih di dropdown list tingkat pertama. |
Contoh Penggunaan
Misalnya, Anda ingin membuat dropdown list untuk memilih jenis kendaraan dan kemudian memilih merek kendaraan yang sesuai.
- Data Tingkat Pertama: “Mobil”, “Motor”, “Truk”.
- Data Tingkat Kedua:
- Untuk “Mobil”: “Toyota”, “Honda”, “Suzuki”, “Daihatsu”.
- Untuk “Motor”: “Yamaha”, “Honda”, “Suzuki”.
- Untuk “Truk”: “Mitsubishi”, “Hino”, “Isuzu”.
Dengan menggunakan langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat dropdown list bertingkat yang memungkinkan pengguna untuk memilih jenis kendaraan terlebih dahulu, dan kemudian memilih merek kendaraan yang sesuai dengan jenis kendaraan yang dipilih.
Membuat Data Validasi untuk Dropdown List Bertingkat: Cara Membuat Dropdown List Bertingkat Di Excel
Setelah membuat dropdown list bertingkat, langkah selanjutnya adalah membuat data validasi. Data validasi ini berfungsi untuk memastikan bahwa pengguna hanya dapat memilih opsi yang valid dalam dropdown list. Dengan kata lain, data validasi akan membatasi pilihan yang tersedia di dropdown list, sehingga hanya opsi yang telah ditentukan yang dapat dipilih.
Cara Membuat Data Validasi
Untuk membuat data validasi, kita dapat menggunakan fitur Data Validation yang tersedia di Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih sel yang ingin Anda tambahkan data validasi. Sel ini biasanya merupakan sel yang berisi dropdown list pertama.
- Pada tab Data, klik Data Validation.
- Pada kotak dialog Data Validation, pilih tab Settings.
- Pada bagian Allow, pilih List.
- Pada bagian Source, masukkan daftar opsi yang valid untuk dropdown list pertama. Anda dapat memasukkannya secara manual atau menggunakan rentang sel yang berisi daftar opsi.
- Klik OK.
Setelah Anda membuat data validasi untuk dropdown list pertama, Anda dapat melanjutkan dengan membuat data validasi untuk dropdown list berikutnya. Caranya sama dengan langkah-langkah di atas, namun pada bagian Source, Anda perlu memasukkan rumus yang merujuk pada sel yang berisi dropdown list sebelumnya.
Contoh Data Validasi
Berikut adalah contoh data validasi untuk dropdown list bertingkat dengan berbagai macam kategori:
- Kategori: Negara
- Dropdown List Pertama: Asia, Eropa, Amerika
- Dropdown List Kedua (Asia): Indonesia, Jepang, Korea
- Dropdown List Kedua (Eropa): Inggris, Jerman, Prancis
- Dropdown List Kedua (Amerika): Amerika Serikat, Kanada, Meksiko
Dalam contoh ini, data validasi untuk dropdown list pertama adalah “Asia, Eropa, Amerika”. Kemudian, data validasi untuk dropdown list kedua akan bergantung pada pilihan yang dipilih di dropdown list pertama. Misalnya, jika pengguna memilih “Asia” di dropdown list pertama, maka data validasi untuk dropdown list kedua akan menjadi “Indonesia, Jepang, Korea”.
Data validasi sangat penting untuk memastikan input data yang valid dalam dropdown list bertingkat. Dengan data validasi, Anda dapat menghindari kesalahan input dan memastikan bahwa data yang dimasukkan konsisten dan akurat.
Membuat Formula untuk Dropdown List Bertingkat
Setelah Anda berhasil membuat dropdown list bertingkat, langkah selanjutnya adalah menghubungkannya dengan data lain di worksheet. Hal ini memungkinkan Anda untuk menampilkan informasi yang relevan berdasarkan pilihan yang Anda buat di dropdown list bertingkat. Untuk mencapai hal ini, Anda perlu menggunakan formula Excel.
Menggunakan Formula untuk Menampilkan Data
Formula Excel berperan penting dalam menghubungkan dropdown list bertingkat dengan data lain. Formula ini memungkinkan Anda untuk menampilkan data yang sesuai dengan pilihan yang dibuat di dropdown list. Misalnya, jika Anda memiliki dropdown list bertingkat untuk memilih negara dan kota, Anda dapat menggunakan formula untuk menampilkan kode pos kota yang dipilih.
Contoh Formula
Berikut adalah contoh formula yang dapat digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan pilihan dropdown list bertingkat:
=INDEX(DaftarKodePos,MATCH(A1,DaftarKota,0),MATCH(B1,DaftarNegara,0))
Keterangan:
- DaftarKodePos: Range sel yang berisi kode pos untuk setiap kota.
- DaftarKota: Range sel yang berisi daftar kota.
- DaftarNegara: Range sel yang berisi daftar negara.
- A1: Sel yang berisi pilihan kota di dropdown list pertama.
- B1: Sel yang berisi pilihan negara di dropdown list kedua.
Formula ini menggunakan fungsi INDEX dan MATCH untuk mencari kode pos yang sesuai dengan pilihan kota dan negara di dropdown list. Fungsi INDEX mengembalikan nilai dari range sel yang ditentukan, sedangkan fungsi MATCH mencari posisi suatu nilai dalam range sel.
Tabel Formula Excel Umum
| Formula | Keterangan |
|---|---|
| =INDEX(range,MATCH(value,range,0)) | Mencari nilai yang sesuai dengan value dalam range dan mengembalikan nilai dari range yang ditentukan. |
| =VLOOKUP(value,table_array,col_index_num,FALSE) | Mencari nilai yang sesuai dengan value dalam kolom pertama dari table_array dan mengembalikan nilai dari kolom yang ditentukan oleh col_index_num. |
| =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) | Mengembalikan nilai yang ditentukan berdasarkan kondisi logical_test. |
| =SUM(range) | Menghitung jumlah nilai dalam range yang ditentukan. |
| =AVERAGE(range) | Menghitung rata-rata nilai dalam range yang ditentukan. |
Formula-formula ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam pembuatan dropdown list bertingkat, seperti menampilkan data yang sesuai dengan pilihan, menghitung nilai, dan lain sebagainya.
Tips dan Trik Dropdown List Bertingkat
Dropdown list bertingkat di Excel adalah fitur yang sangat berguna untuk mengorganisir data dan membuat formulir yang lebih interaktif. Namun, untuk memaksimalkan manfaatnya, ada beberapa tips dan trik yang perlu Anda ketahui. Berikut ini adalah beberapa tips dan trik yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dropdown list bertingkat.
Gunakan Data Validation
Data validation adalah fitur Excel yang membantu Anda mengontrol data yang dimasukkan ke dalam sel. Anda dapat menggunakan data validation untuk memastikan bahwa pengguna hanya dapat memilih nilai yang valid dari dropdown list bertingkat. Ini akan membantu Anda menghindari kesalahan data dan memastikan konsistensi data.
- Untuk menggunakan data validation, pilih sel yang ingin Anda tambahkan dropdown list bertingkat.
- Buka tab Data, lalu klik Data Validation.
- Pilih Settings, lalu pilih List di bawah Allow.
- Di Source, masukkan rentang sel yang berisi nilai-nilai untuk dropdown list bertingkat.
- Klik OK.
Gunakan Fitur “INDIRECT”
Fitur “INDIRECT” memungkinkan Anda untuk membuat dropdown list bertingkat yang dinamis. Artinya, nilai-nilai yang ditampilkan dalam dropdown list bertingkat dapat berubah berdasarkan nilai yang dipilih di dropdown list tingkat atas. Ini sangat berguna jika Anda memiliki banyak data dan ingin membuat dropdown list yang lebih fleksibel.
- Misalnya, Anda ingin membuat dropdown list bertingkat untuk memilih jenis kendaraan dan kemudian memilih model kendaraan.
- Anda dapat menggunakan “INDIRECT” untuk membuat dropdown list tingkat bawah yang hanya menampilkan model kendaraan yang sesuai dengan jenis kendaraan yang dipilih di dropdown list tingkat atas.
Gunakan “VLOOKUP” atau “INDEX MATCH”
Fitur “VLOOKUP” dan “INDEX MATCH” dapat digunakan untuk mengambil data dari tabel lain berdasarkan nilai yang dipilih di dropdown list bertingkat. Ini sangat berguna jika Anda ingin menampilkan informasi tambahan tentang nilai yang dipilih di dropdown list.
- Misalnya, Anda ingin menampilkan harga mobil berdasarkan model yang dipilih di dropdown list bertingkat.
- Anda dapat menggunakan “VLOOKUP” atau “INDEX MATCH” untuk mengambil harga mobil dari tabel terpisah berdasarkan model yang dipilih di dropdown list.
Tips untuk Menghindari Kesalahan Umum
Saat membuat dropdown list bertingkat, pastikan bahwa Anda telah menetapkan rentang sel yang benar untuk setiap tingkat dropdown list. Pastikan juga bahwa nilai-nilai dalam setiap tingkat dropdown list sesuai dengan nilai-nilai di tingkat sebelumnya.
Contoh Penggunaan Dropdown List Bertingkat dalam Skenario Kompleks, Cara membuat dropdown list bertingkat di excel
Bayangkan Anda adalah manajer proyek yang ingin membuat formulir untuk melacak kemajuan proyek. Anda dapat menggunakan dropdown list bertingkat untuk membuat formulir yang lebih interaktif dan mudah digunakan. Misalnya, Anda dapat membuat dropdown list bertingkat untuk memilih nama proyek, fase proyek, dan kemudian memilih tugas yang terkait dengan fase proyek tersebut.
- Dropdown list tingkat atas menampilkan nama proyek.
- Dropdown list tingkat kedua menampilkan fase proyek yang sesuai dengan nama proyek yang dipilih.
- Dropdown list tingkat ketiga menampilkan tugas yang terkait dengan fase proyek yang dipilih.
Dengan menggunakan dropdown list bertingkat, Anda dapat dengan mudah mengorganisir data dan membuat formulir yang lebih interaktif dan efisien.
